Det finnes et hav av ulike løsninger og programvare som har sitt mål om å gjøre livet ditt enklere, både i form av samarbeid med andre og ikke minst holde oversikten over dine daglige oppgaver i det private og jobb. Vi har sett litt nærmere på løsninger som både er gratis, tilbyr samarbeid, som har innebygd timer og selvsagt hvor effektive og brukervennlige hver løsning er. Til slutt vil vi ta frem de som er våre personlige favoritter og hvilket verktøy vi bruker privat og som en del av vårt lille designteam (både internt og i samarbeid med kunder / samarbeidspartnere).
Uten noen spesiell rekkefølge:
Any.Do: En av de aller vakreste og enhetlig løste oppgave løsningene der ute. Støttes både for team og privatpersoner. Definitivt en løsning som er verdt å sjekke ut. Er gratis å starte med tilbyr premium utgave for $5.99 pr måned.
Asana var en av de aller første løsningene vi tok i bruk på kryss av byråer. Det har en stor kjerne av brukere og brukes ofte blant markedsføring, salg og HR personell. Prosjektledere liker også det grensesnitt og funksjoner i form av milepæler, utviklere setter pris på enkelt å kunne holde oversikt over "bugs". Starter med gratis modell helt opp til business og enterprise som koster ca $25 pr bruker pr måned.
Ora.PM startet året med å være det verktøyet vi tok i bruk. Det har et utrolig brukervennlig grensesnitt, innebygget time tracking og er svært så enkelt å komme i gang med. Siden det er såpass nytt så har de knalltilbud på premium bruker, men minuset er at det fortsatt ikke har dedikert app for Android eller iOS. Noe som gjør det virent å bruke "on the road".
Todoist er en "gammel traver" å regnes, Det støtter pr. dags dato ikke kanban metoden, men hviler på oppgave (tasks) metoden (punktvis). Det er veldig oversiktelig, støtte for alle plattformer og har både gratis og premium versjon. Premium koster 3 euro pr mnd.
Milanote. Et fantastisk verktøy. Det er akkurat som om Pinterest og et oppgaveverktøy fikk barn. Dette er en av våre favoritter som vi bruker i vårt lille team og ut mot kunder. Her kan vi lage "stylescapes" (inspirasjonsbrett), samle idéer, ta notater, kommentere og sende hemmelige lenker til kundene når vi har nye og oppdaterte forslag å presentere. Gratis plan som lar deg ha et visst antall "boards" og tanker. Ubegrenset lagring og innhold koster ca 10 USD pr måned.
Basecamp. Dette verktøyet regnes som et av de eldste og ble brukt av reklamebyråer og produksjonsselskaper (back in the day). Det lar deg gjøre stortsett det meste knyttet til store prosjekter (samling av notater, tilbud, kommunikasjon med kunder m.m.). Prislappen for business er blant de høyeste med hele 99 USD pr måned. Dette verktøyet er såpass omfattende at det krever en organisasjon med mange mennesker og prosjekter med litt størrelse. Det tar ofte tid å skape nye prosjekter og "komme i gang" da det nesten er litt overveldende mye muligheter.
ClickUp. "One app to replace them all". Dette er det siste verktøyet som vi var innom før vi returnerte tilbake til vår favoritt (se nedenfor). Et utrolig kraftig prosjektstyringsverktøy med solide integrasjoner. Langt mer oversiktelig og moderne om man skal dra paralleller til BaseCamp. ClickUp legger til nye funksjoner "hele tiden" og deres prismodell er ganske så smart. Det lar deg foreslå en pris som du er villig til å betale også kan forhandlingen begynne hvor man kanskje kan møtes halvveis. Også en løsning som føltes litt overveldende da det har så mange muligheter og konfigurasjoner.
Notion. "The new kid on the block". Ikke tradisjonell GTD (getting things done) løsning. Her er det meningen at du skal kunne bygge ditt eget grensesnitt. Du skal kunne ha en tilnærmet "wiki" følelse med ressurser, notater, filer, kalender og enkle lister. Oppgaver og kunnskapsdatabase i et og samme program / løsning. Finnes som gratis og premium modell. ($0, $4, $8 og $20 pr måned og pr bruker)
Trello. Dette er vel en av de aller aller mest populære, kanban baserte verktøyene. Føles som det har eksistert i en evighet og alle løsninger hevder å være "The Trello replacement". Det fine med Trello er at savner man en funksjon eller integrasjon så finnes det hundretalls av såkalte power-ups tilgjengelig. Ikke se bort i fra at du kjenner en eller annen som bruker Trello både privat og i jobb. Største minuset er at det føles noe trått og utdatert i grensesnittet sitt. Finnes som gratis og premium modell.
Meistertask. Kjære Meistertask. Det er deg vi returnerer til. Du er utformet med tysk presisjon og eleganse. Og hvorfor er vi så gla i deg? Det er fordi det er så utrolig lett å lage lister, oppgaver, tildele oppgaver, samarbeide, laste opp filer og starte time tracker. Funksjonsmessig er det ikke bedre enn noen av de nevnte, men det er så utrolig raskt å komme i gang og det er så visuelt "pleasing to the eye" at det er en fornøyelse å bruke. Skal vi trekke ned for noe så er det at business (ikke pro, for det har de også) versjonen er noe dyr (ca 2500 kr i året pr bruker). Men det finnes i gratis versjon som lar deg virkelig bli kjent med det. Og du kan importere inn prosjekter fra Asana, trello mm. Og med integrasjoner til Slack så kan man sende eller få status oppdateringer rett inn i kanalen sin uten å måtte gå via hverken mail eller Meistertask. Vår tidligere favoritt (som også var tysk), men som vi både vokste fra og til slutt ble kjøpt opp, og senere skrotet av Microsoft, het Wünderlist.
Det var noen av verktøyene som vi har vært innom de siste +10 årene. Men vi kan også nevne Things (Mac og iOS only) fra Culture Code som har høy stjerne blant kreative som ønsker et såre enkelt med lekkert verktøy.
Lurer du på hva vi bruker privat? Både Google Tasks og Google Keep er flittig brukt (når man raskt ønsker å ta bilde av en kvittering, skrive ned handleliste m.m.). Dvs små apper og løsninger som ikke krever et helt prosjektstyringsverkøy for å gjøre de meste hverdagslige notater.
Andre løsninger som kan være verdt å nevne er:
- Airtable
- Wrike
- Freedcamp
- Jira
- Zoho Projects
- Active.Collab
- Microsoft Todo
- Teamwork
- Kanboard
- Todo
- TickTick
- Toodledo
- Monday
- Favro
- Evernote
- Bear
- Leankit
Det var det hele. Håper noen av disse løsningene kanskje kan inspirere deg til å bli mer strukturert både privat og i jobb og ikke minst hjelpe deg til å holde orden på filer, oppgaver, tidsforbruk og ressurser. Har man slike verktøy så er det ofte enklere å være effektiv og samarbeidsvennlig.
