For å gi det litt mer kontekst. Dette er faktisk hverdagen til ganske så mange. Om du jobber innenfor det kreative, skal holde styr på en organisasjon med kundedata, notater, filer m.m.
Vi har nevnt Notion tidligere som et verktøy som kanskje kan bidra til en enklere hverdag, men det er først de siste ukene hvor vi virkelig har fått bygd vår egen "hjemskjerm" med alle verktøy som vi trenger. For Notion er nesten som en webside. Du bygger det du vil ha. Om det er statisk innhold eller databasedrevet informasjon. Her er et eksempel på hvordan vår Notion flyt er bygd opp:
- Hjem skjerm delt opp i 3 spalter: Prosjektoversikt, prosjeknotater, kundekort (CRM), timeliste, tilbudsmal, designmanual (for kunder), vår egen profil, nyttige linker, inspirasjon, opplæringsvideoer, Wordpress installs (filer og løsninger vi foretrekker når vi skal bygge en Wordpress nettside)
- Prosjektoversikten tar oss til prosjekter vi har aktive. Disse kan vises i "kanban" som et brett, tabell eller feks. på en kalender
- Prosjektnotater: Her er området hvor vi tar møtenotater, skriver referat eller rett og slett dokumenterer ting som er viktig i et prosjekt
- Kundekort: Denne databasen har samling over alle våre kunder. Oversikten viser kunde med sin logo og har alle nødvendige kundedata som: Nettside, kontaktperson, e-post, org.nr, betalingsbetingelser, timespris, EHF nummer og om det er relatert til noen løpende prosjekter
- Timeliste: Sortert på kunde (fra CRM nevnt over), hvor alle timer fra Clockify registreres daglig / eller ved behov. Når noe er fakturert og ferdig så går det automatisk ned i et arkiv
- Tilbudsmal: Her kan vi ved et enkelt klikk lage nytt tilbud til kunde, vi har lagt inn undersider som forteller om oppgaven, Sommerseth Design, tabell som regner ut automatisk tilbud
- Designmanualer mal: Her kan vi enkelt lage designmanual for kundene våre. Da har de ett sted å forholde seg til å se farger, laste ned logo i ulike formater, fonter, m.m. Kunder får da en unik lenke som er knyttet opp mot sin database. Skjer det en endring i designmanualen så skjer dette umiddelbart på linken som kunden også har tilgang til
- Visuell profil Sommerseth Design: Dette er vår egen designmanual. Her finner vi får egen logo, illustrasjoner, farger, visittkort filer m.m. Vår egen "wiki".
- Nyttige linker: Stedet hvor vi kan finne linker til tjenester vi bruker ofte (se på det som en visuell bokmerke oversikt)
- Inspirasjon: Med et klikk fra browseren så kan vi sende kopi av innhold og inspirasjon vi finner på nettet rett inn i denne mappen (vår egen Pinterest)
- Opplæringsvideoer: Her legger vi Youtube videoer som tar for seg trening i løsninger som f.eks. Notion og Webflow
- Nederst har vi to spalter som lar deg lage raske oppgaver (som ikke er knyttet til noe prosjekt) og en spalte som lar deg skrive notat. Disse to brukes om det er noe som raskt skal skrives ned hvor vi ikke har dedikert prosjekt knyttet til oppgavene. Eks: "Husk å svare på e-post vedr. oppdatering av nettside"
Om du ønsker å vite mer hvordan vi bruker Notion, send oss en e-post. Kanskje det nettopp er noe som du eller dere har vært på utkikk etter som kan samle alle ressurser for din organisasjon.
Her er noen videoer som viser Notion i bruk:
